客户端程序-话务台(酒店标准版)
一、登录
打开“话务台客户端“程序，进入界面
用户名：admin
密 码：88888
点击“登录“ 进入程序
进入酒店版话务台页面
二、功能模块
功能模块主要有房态状态显示、查询功能、房态功能、叫醒功能、免打扰功能、黑名单、通话记录、置忙
1、房间状态显示
房间状态显示有列表显示和块状显示
（1）列表显示
选择“列表显示”客房会以列表的显示展现出来
可以根据需求勾选（也可以全选、反选）进行批量设置
举例如下图
（2）块状显示
选择“块状显示”客房会以的块状显示展现出来
左键单击选中客房信息进行操作（选中之后信息会变成红色）
块状显示只可以选择一个房间
举例如下图
2、查询
查询有分机状态和房态状态；还可以输入查询条件进行模糊查询
根据需求下拉选择要查询的分机状态和房态状态进行查询
举例如下图：分机状态
举例如下图
举例如下图：房态状态
举例如下图：模糊查询
注：如果想要恢复为全部房间可见，需要将分机状态和房态状态选择为“全部”，模糊查询搜索框置空，再点击搜索，就会出现全部房间
3、房态功能
房态功能有入住、退房、换房、房态、修改等级
注：房态功能是用来模拟酒管的功能模块，用于在酒管没有对接话务台之前，作为模拟酒管测试话务台使用的，话务员是无需对此功能进行掌握的
（1）入住
入住：指客人入住酒店客房，设置客人入住信息
团队号码：是指在类似公司或者旅游团整个团队一起入住时，将每个团队的入住房间全部填写为统一团队号，在叫醒时可进行统一叫醒（注：此功能需要与酒管软件进行对接才能使用）
软件可以有两种方法入住
入住方法1：
直接点击“入住”，打开“入住”信息设置页面，手动输入要入住的房间号码及客人入住的信息 （每次只能输入一个房间号码，不可多个一起入住）；设置好可以点击“保存”；也可以点击“保存并新增”直接设置下一位客人入住信息
如下图举例：点击“入住”--- 手动填写入住房间号码“1003”及入住信息；填写好保存即可
入住方法2：
方法2是先勾选（或块状显示选中）要入住的房间，再点击“入住”，入住的房间号码会根据勾选的房间号码自动填写好，再填好下面的客人入住信息即可（每次只能勾选一个入住，不可勾选多个一起入住）
如下图举例：列表显示举例
先勾选要入住的房间号码---再点击“入住”；打开“入住”设置页面，填写好入住信息保存即可
入住后分机等级变为国际长途，并自动开启语音信箱
（2）退房
退房：指客人退房离开酒店，结算客人入住期间的费用；软件可以有两种方法退房结算
退房方法1：
直接点击“退房”，手动输入要退房的房间号码，输入完要退房的房间号码，此房间号码的相关信息和通话明细都会显示出来（每次只能输入一个房间号码，不可多个一起退房）；
点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录；可以查询、导出、打印相关的通话记录；
确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了；也可以点击“保存并新增”直接给其他房间进行退房操作
如下图举例：
点击“退房”---手动填写退房房间号码“1002”，此房间的相关信息和入住期间的通话明细都会显示出来；填写好保存即可
退房方法2：
先勾选（或在块状显示中选中）要退房的房间，再点击“退房”，此房间号码的相关信息和通话明细都会显示出来（每次只能输入一个房间号码，不可多个一起退房）；
点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录；可以查询、导出、打印相关的通话记录；
确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了；
如下图举例：
先勾选要退房的房间号码---再点击“退房”；退房相关信息自动出来，可查看相关信息和通话明细，然后保存即可
退房后后分机等级变为内线，并自动关闭语音信箱。
（3）换房
换房：是指客人从入住的客房换到另一间客房
注意：换房时，除了房间号码不变，会把要换房的所有客房信息都换到新的客房里
换房方法1：
直接点击“换房”，手动输入要换房的客房号码和要换到的新客房号码
如下图举例：
点击“换房”---手动填写房间号码“1002”和要换到的新房间号码“1009”；填写好保存即可
换房方法2：
先勾选（或在块状显示中选中）要换房的房间，再点击“换房”， 要换房的房客房号码会自动显示出来，再手动填写好“新房间号码”即可
如下图举例：
先勾选要换房的房间号码---再点击“换房”；填写新房间号码保存即可
（4）房态
房态：是指把客房状态按需求修改成相应的客房状态
修改房态方法1：
直接点击“房态”，手动输入要修改房间状态的房间号码，原房态会自动显示出来；再下拉选择要修改的新房间状态，设置好保存即可
如下图举例：
点击“修改房态”---手动输入要修改房间状态的房间号码：1002--- 下拉选择要修改的房态---然后保存；房间状态就修改了
修改房态方法2：
先勾选（或在块状显示中选中）要修改状态的房间，再点击“修改房态”，原房态会自动显示出来；再下拉选择要修改的新房间状态，设置好保存即可
如下图举例：
先勾选（或在块状显示中选中）要修改房态的房间号码---再点击“修改房态”；下拉选择新房态后保存即可
（5）修改等级
修改等级：修改客房里分机的呼出权限等级
修改等级方法1：
点击“修改等级”，手动填写要修改等级的客房号码，原等级会根据填写好的客房号码自动生成，然后下拉选择要修改的新等级，设置好保存即可
如下图举例：
修改等级方法2：
先勾选（或选中）要修改等级的房间号码---再点击“修改等级”；下拉选择等级后保存即可
如下图举例：
4、叫醒功能
叫醒功能有设置叫醒、关闭叫醒、叫醒记录
（1）设置叫醒
设置叫醒：用于叫醒客房入住的客人，可以设置多个时间段进行多次叫醒
设置叫醒方法1：
直接点击“打开叫醒”，手动输入“要叫醒的房间号码”（叫醒多个房间可以英文逗号隔开）
设置需要叫醒的时间、日期，设置好保存即可
需要多次叫醒，方法同上，只需修改叫醒时间即可
举例如下图：
设置叫醒方法2：
在“列表显示”的状态下，直接“勾选要叫醒的房间”，房间号码会自动显示出来
再设置好叫醒日期时间即可
举例如下图：
叫醒信息介绍：
房间号码： 可以手动填写或勾选一个或多个房间号码
团队号码： 可填可不填（主要在例如旅游团，公司进行多人入住时，可以填写统一团队号，便于统一叫醒设置）
当前房态： 填写好房间号码自动生成，多个房间不显示房态
客户姓名： 填写好房间号码自动生成，多个房间不显示姓名
叫醒日期： 根据客人需求设置好叫醒日期
叫醒时间： 根据客人需求设置好叫醒时间
设置好，保存即可
（2）关闭叫醒
不需要叫醒的客房可以关闭叫醒
关闭叫醒方法：
勾选要关闭叫醒的房间号码，点击“关闭叫醒”确定即可；可勾选多个一起进行关闭叫醒
注意：关闭叫醒会把设置的多次叫醒都关闭
举例如下图：
（3）叫醒记录
点击“叫醒记录”可以查看设置的叫醒记录
叫醒日期：下拉选择要查询的日期
叫醒时间：填写设置叫醒时间段进行查询
根据查询的叫醒记录可以导出、打印、实时打印记录
举例如下图：
5、免打扰功能
根据客房客人需求，设置分机开/关免打扰功能
（1）开免打扰
开启免打扰，客房的分机就打不进电话
勾选（或在块状显示中选中）要开启免打扰的房间，只能勾选一个，不可多个一起设置（列表显示和块状显示设置类似）
举例如下图：
（2）关免打扰
关闭免打扰，客房的分机就可以打进电话
勾选（或选中）要关闭免打扰的房间，只能勾选一个，不可多个一起设置（列表显示和块状显示设置类似）
6、黑名单
添加到黑名单的号码就无法呼入到话务台
可以新增、删除和查询黑名单，根据需求设置即可
7、通话记录
点击“通话记录”可以查询话务台的通话记录
根据需求选择查询记录的日期和时间段，进行模糊查询、精确查询、高级查询
可以导出、打印查询的相关记录
举例如下：
8、置忙
点击“置忙”此话务员分机就会进入置忙状态，呼入话务台的电话，就会自动呼入到其它日服号码或设置的夜服分机号码上
举例如下
置忙：工作状态代表话务员分机是正常工作状态
置闲：休息状态代表话务员分机正在休息，由其他话务员分机或夜服号码服务
三、设置模块
1、个人通讯录
可以把经常联系的同事，合作伙伴或客人的详细联系方式添加到个人通讯录，方便查看联系
右键单击“个人通讯录”点击“编辑”
进入“个人通讯录”页面
个人通讯录可以“新增”“删除”“覆盖”“导出”“查询”通讯录相关信息
在新增联系人之前，首先要创建个人通讯录目录树
（1）右键个人通讯录目录树，点击新增，填写目录名称即可
（2）也可以在已经新增好的目录树下面新增子目录，右键已存在的目录树，点击新增即可创建子目录
下面开始介绍新增联系人
（3）新增
点击“新增”按钮，填写联系人的详细信息，填写好点击“保存”按钮
也可以点击“保存并新增”继续添加新的联系人
举例如下图：
（4）删除
先勾选要删除的联系人，然后点击“删除”按钮，确认删除点击“是”即可
举例如下图：
（5）导出
可以导出个人通讯录信息
点击“导出”按钮，会弹出导出路径页面，选择好要导出的路径，确定即可
举例如下图：
（6）覆盖
联系人非常多建议导入，方便快捷
若在选择覆盖前已经存在员工，首先要按照第五步方法将联系人导出，然后再将到处联系人添加到新增联系人中
导入前可以先下载模板，根据模板进行编辑联系人信息（模板有空模板和有实例模板根据需求下载）
下面以有实例模板进行介绍
编辑好联系人信息，点击“浏览”选择要导入的文件
查看数据无误，点击下一步导入即可
举例如下图：
（7）查询
可以输入要查询的条件进行模糊查询
举例如下图：
2、设置
设置有修改密码、话机、快捷键、日夜服、夜审、智能提示、语言
（1）修改密码
修改密码
原始密码：88888
新密码根据需求设置，保存即可
举例如下图：
（2）话机（此功能相关技术人员会配置好，客户无需操作）
（3）快捷键
快捷键支持单键和双键，根据需求设置即可
注意：设置的快捷键不要与其他软件快捷键冲突
举例如下图：
（4）日夜服
手动夜服号码：填写夜服号码，可手动切换日服，夜服生效
自动夜服号码：根据需求设置自动生效的夜服号码和生效的时间段
举例如下图：
填写设置的话务台话机号码，设置多个号码用英文逗号隔开
例如：
夜服设置：根据需求设置即可
设置好“保存”
在修改日夜服状态时，若时间设置有跨天需求
例如：20:00至次日8:00
出现此情况需要设置两个生效时间
例如：生效时间一20:00至00:00，生效时间二00:00至08:00
如下图所示：
（5）夜审
当启动夜审功能，酒店通讯中间件在开启夜审功能的时间段就不会向酒管系统传送话单等结账数据；
设置夜审时间段已过或手动关闭夜审，酒店通讯中间件会把夜审状态下未传送的话单等结账数据发送给酒管软件
夜审设置方法：
1）勾选“启动”，设置好夜审时间
2）根据需求“手动启动”，然后“手动关闭”
设置好，点击“保存”即可生效
（6）智能提示
智能提示有防骚扰提示和转接提示，根据需求设置及设置相应的提示时间即可
按需要勾选要使用的智能提示和设置好相关时间即可
举例如下图所示：
（7）语言
可以在下方选择所需的语言，进行更改，点击保存即可
3、速拨按键
可以把经常联系的同事号码设置成速拨按键，快速联系
右键单击速拨按键设置联系人姓名和号码
设置好保存即可
双击号码可快速呼出
举例如下图：
四、话务台操作模块
1、电话操作
电话操作有拨号区域、拨打操作、转接操作、其他操作
（1）拨号区域
输入拨号有三种方法
一是直接在拨号区域内使用电脑连接的键盘输入要拨打的号码
二是打开数字键盘，点击要输入的号码（类似手机按键）
三是点击选中要拨打的号码
（2）拨打操作
拨打操作有呼叫、接听、挂断
呼叫
呼叫操作方法1：输入要拨打的号码，点击“呼叫”按钮
呼叫操作方法2：输入要拨打的号码，按“呼叫”的快捷键呼出
呼叫操作方法3：选中要拨打的号码，点击“呼叫”按钮
呼叫操作方法4：选中要拨打的号码，按“呼叫”的快捷键呼出
呼叫操作方法5：双击要拨打的号码，快速呼出
接听
接听操作方法1：点击“接听”按钮接听来电
接听操作方法2：按“接听”快捷键接听来电
挂断
挂断操作方法1：
挂断操作方法1：点击“挂断”按钮结束通话
挂断操作方法2：按“挂断”快捷键结束通话
（3）转接操作
转接操作有咨询转、盲转、取回
盲转（注：盲转电话不可取回）
定义：盲转操作是指在通话方要求进行转接，话务台无需向被转接人询问是否同意转接，现在模拟正在与需要进行转接的客户进行通话，当客人提出需要进行转接时，我们在拨号区域输入找盲转的号码，点击盲转即可。发起转接的一方在完成转接操作后，会立即挂断电话，并且不知道（也无需等待确认）被转接方是否接听、何时接听。
盲转操作方法1：输入要转接的号码，点击“盲转”按钮进行电话转接
盲转操作方法2：输入要转接的号码，按“盲转”的快捷键进行
例如：
主叫：3544，被叫：555，盲转：3541
3544呼555，接通后，输入3541点击盲转，3541与3544接通
咨询转
定义：咨询转的意思就是话务台在将主叫方（A）正式转接给目标方（B）之前，会先私下与 B 进行沟通（咨询、告知情况、确认意愿），得到确认后，挂断话务台电话即可实现转接功能
咨询转操作方法1：输入要转接的号码，点击“咨询转”按钮进行电话转接
咨询转操作方法2：输入要转接的号码，按“咨询转”的快捷键进行电话转接
例如：
主叫3544，被叫：555，咨询转3541
3544呼555，接通后，输入3541点击咨询转，3541同意接听，555挂断后，3541与3544接通
取回
定义：取回按键则为，若转接目标方拒绝转接申请，我们可以直接点击取回，这样就可以再次和主叫方进行沟通解释原因即可
取回操作方法1：取回要转接的电话，直接点击“取回”按钮进行取回
取回操作方法2：取回要转接的电话，按“取回”的快捷键进行取回
例如：
主叫3544，被叫：555，咨询转3541
3544呼555，接通后，输入3541点击咨询转，3541拒绝接听，点击取回按钮，555与3544再次接通
（4）其他操作
其他操作有保持、恢复、会议
注：会议功能在酒店版话务台中无需使用，所以在此不做解释
保持
保持操作方法1：对通话进行保持，点击“保持”按钮进行操作
保持操作方法2：对通话进行保持，按“保持”的快捷键进行保持
恢复
恢复操作方法1：把保持的电话恢复正常通话，点击“恢复”按钮进行恢复
恢复操作方法2：把保持的电话恢复正常通话，按“保持”的快捷键进行恢复
注：酒店版台标准版中，保持与恢复只在当前通话中显示，不会跳转到呼叫等待区域
2、通话操作
通话操作有来电排队信息、呼叫等待信息、当前通话信息、未接来电信息
举例如下图
（1）呼叫等待
当话务台正在通话中，有其他来电排队时，若抢接排队中的电话，
原通话就会被保持在【呼叫等待】区域，若恢复原通话，点击旁边的接听即可
截图如下：
（2）当前通话信息
话务员分机状态会在当前通话区域显示出来
话务台空闲就是空闲中状态
当打入电话并接听时，通话信息会显示在“当前通话信息”区域
当前通话信息：
通话时长：从响铃就开始记时长 下面会显示分机设置的姓名及部门
话务员分机的状态也会显示出来
来电是振铃中 ； 接听是通话中
在当前通话区域直接可以设置分机的等级、叫醒、免打扰功能，非常方便；直接点击下面的按钮或图标就可以设置
来电时长旁有“挂断”按钮，如果不方便接听直接点击“挂断”就结束通话了（也可以点击“下面操作区域的“挂断”按钮或快捷键进行挂断）
举例如下图所示：
（3）来电排队信息
当话务员正在通话中，其他电话打进来就会进到来电排队信息里
可以根据实际情况选择是否接通“来电排队信息”里的电话
如果要接听来电排队区域的号码
需要先点击右侧“接通”按钮抢接，才能与通话排队的号码进行通话
原通话会进入“呼叫等待”区域，进行保持
举例如下：
（4）未接来电信息
话务员正在通话时，有其他电话打进来，没有接听，此通话会进入到“来电未接信息”区域
等话务员方便时可以点击“回拨”这样就不会错过重要通话
